قانون اساسی – از قانون ضروری‌ترین کارها پیروی کنید.
تصمیم – قبل از آغاز کار، مقدمات آن را آماده کنید.
تمرکز
هنگامی که تمامی منابع ذهنی و جسمانی متمرکز می‌شوند، نیروی فرد برای حل مشکل به‌طور فوق‌العاده افزایش می‌یابد. (نورمان وینسنت پیل)
«چرا من حقوق می‌گیرم؟» این یکی از مهم‌ترین سؤالاتی است که شما بارها و بارها در طی دورۀ شغلی‌تان، از خود پرسیده‌اید و به آن پاسخ داده‌اید.
معمولا اغلب مردم کاملا مطمعن نیستند که چرا حقوق می‌گیرند. اما اگر شما دقیقا
ندانید که چرا حقوق می‌گیرید و کسانی که به شما حقوق می‌دهند چه انتظاری از شما دارند،
آن‌گاه انجام بهینۀ کارها، دریافت حقوق بیشتر و پیشرفت سریع‌تر برای شما بسیار سخت می‌شود.
جواب سؤال فوق به ساده‌ترین شکل آن است که در ازای حقوقی که به شما می‌دهند از شما انتظار نتایج خاصی را دارند.
حقوقی که به شما می‌دهند در ازای کیفیت یا کمیت ویژه‌ای از کار است که در صورت ترکیب با کار دیگر افراد، به تولید محصول یا خدماتی
منجر می‌شود که مشتریان حاضر به خرید آن‌ها هستند.
هر شغلی را می‌توان به پنج تا هفت مرحلۀ مهم تقسیم کرد. این مراحل همان چیزهایی هستند که شما حتما و قطعا باید به آن‌ها برسید
تا بتوانید مسئولیت خود را به نحواحسن به اتمام رسانده و حداکثر منافع را برای سازمان خود تأمین کنید.
برای مثال، زندگی و حیات ما بستگی تام به فعالیت‌های حیاتی بدن از جمله: فشارخون، ضربان قلب، تنفس و فعالیت موجی
مغز و غیره دارد. نقص در هرکدام از این فعالیت‌های حیاتی منجر به مرگ موجود می‌شود. به همین صورت، شکست
شما در انجام هرکدام از مراحل مهم و کلیدی کار، می‌تواند منجر به شکست کل کار شود.
مراحل هشت‌گانۀ مهم در مدیریت عبارتند از: برنامه‌ریزی، تمرکز، سازماندهی، جذب نیرو، تفویض مسئولیت‌ها، نظارت، سنجش و تهیۀ گزارش.
برای هرکار شما بایستی دانش و مهارت‌های ضروری آن را داشته باشید. این ضرورت‌ها دائماً در حال تغییر هستند.
بنابراین در ابتدا باید قابلیت‌های ویژه و اساسی را که به کمک آن‌ها می‌توانید کار خود را انجام دهید به‌دست آورید.
اما آنچه در کار شما دارای اهمیت اساسی است و موفقیت یا شکست شما در انجام شغلتان را تعیین می‌کنند، فعالیت‌های کلیدی و مهم هستند.
فعالیت مهم و کلیدی، چیزی است که شما باید به آن برسید تا بتوانید در کارتان موفق شوید. فعالیت مهم و کلیدی است
که مسئولیت کامل آن با شماست و اگر شما آن را انجام ندهید، این کار هرگز توسط شخص دیگری انجام نخواهد شد. این فعالیت کلیدی، فعالیتی است که تحت کنترل شماست و در واقع خروجی یا نتیجۀ کار شماست که ورودی یا عامل کمک کننده‌ای برای کار دیگر افراد خواهد بود.
نقطۀ آغاز یک اجرای عالی این است که ابتدا به شناسایی فعالیت‌های مهم و کلیدی در کارتان بپردازید. سپس آن‌ها را
با رئیس خود در میان بگذارید و لیستی از نتایجی که مسئولیت به‌دست آوردن آن‌ها را دارید، تهیه کنید و مطمئن شوید که افراد بالادست، هم سطح و زیردست شما نیز با آن موافق باشند.
برای مثال، برای یک فروشنده، آینده‌نگری و انجام معاملات جدید، یک فعالیت مهم و کلیدی می‌باشد زیرا این فعالیت
بر کل فرایند فروش اثر می‌گذارد. حتی تمام کردن کالا نیز یک فعالیت مهم و کلیدی می‌باشد زیرا هنگامی که فروش کالا یا خدماتی را تمام می‌کنید، زحمات بسیاری از افراد دیگر را که در تولید و ارائه محصول نقش داشته‌اند به نتیجه می‌رسانید.
برای یک کارخانه‌دار یا یک مدیراجرایی مهم و کلیدی، مذاکره با بانک برای وام، یک فعالیت مهم و کلیدی است و به
خدمت گرفتن افراد مناسب و تفویض صحیح و مؤثر مسئولیت‌ها نیز از نوع فعالیت‌های مهم و کلیدی محسوب می‌شود. برای یک منشی یا کارمند پذیرش، تایپ‌کردن یک نامه یا جواب دادن به تلفن و انتقال سریع و موفق تماس‌های تلفنی، به‌عنوان فعالیت مهم و کلیدی معرفی می‌شوند. توانایی افراد در انجام سریع و موفق این وظایف، تعیین‌کنندۀ اصلی حقوق و پیشرفت آن‌هاست.
هنگامی که شما حوزۀ فعالیت‌های مهم و کلیدی را در کارتان مشخص کردید، دومین گام شما نمره‌دهی به خودتان در هریک از این حوزه‌ها برمبنای مقیاس یک تا ده می‌باشد.
ببینید در کدام فعالیت‌ها قوی و در کدام حوزه ضعیف هستید. در کجا به نتایج عالی رسیده‌اید و در کجا شکست خورده‌اید. آیا تمرکز کرده‌اید.
قانون: ضعیف‌ترین حیطۀ عملکرد شما مشخص می‌کند که در کجا باید سایر مهارت‌ها و توانایی‌های خود را متمرکز کنید.
این اصل می‌گوید که شما توانسته‌اید در شش مورد از هفت حوزۀ فعالیت‌های مهم و کلیدی، اجرایی عالی داشته باشید ولی در یک مورد ضعیف بوده‌اید و این ضعف عملکردی شما در حوزۀ هفتم جلوی پیشرفت شما را خواهد گرفت و البته تعیین‌کنندۀ میزان دستاوردهای شما از تمامی دیگر مهارت‌هایتان نیز هست. این ضعف همانند یک نیروی بازدارنده در مقابل موفقیت شما عمل می‌کند و به یک منبع دائم بازدارندگی و یأس تبدیل می‌شود.
برای مثال، تفویض مسئولیت یکی از فعالیت‌های مهم و کلیدی برای یک مدیر می‌باشد. این مهارت یک نقطه قوت مهم است که یک مدیر را قادر به انجام مدیریت و به‌دست آوردن نتایج از طریق به‌کار بردن دیگر مهارت‌هایش می‌کند. مدیری که قادر به تفویض مناسب مسئولیت‌هایش نباشد، از استفادۀ بهینه از دیگر مهارت‌هایش باز می‌ماند. ضعف در تفویض مسئولیت‌ها می‌تواند به تنهایی به شکست در کار بیانجامد.
یکی از عمده‌ترین دلایل به تعویق انداختن و تأخیر در انجام کارها این است که مردم از پرداختن به کالاها و فعالیت‌هایی که قبلا در انجام آن ضعف نشان داده‌اند، ابا دارند. اغلب مردم به جای تعیین هدف و برنامه‌ریزی برای بهبود عملکردشان در آن حوزه، به‌طور کلی از پرداختن به آن حوزه اجتناب می‌کنند که این کار فقط به بدتر شدن موقعیت می‌انجامد.
در مقابل، مردم در حوزه‌هایی از مهارت خویش که عملکرد بهتری داشته‌اند، انگیزۀ بیشتری برای انجام فعالیت و به اتمام رساندن وظایفشان دارند.
حقیقت این است که همۀ مردم توأمان دارای نقاط ضعف و قوت هستند. پس سعی نکنید که به منطقی جلوه دادن، یا دفاع از ضعف‌هایتان بپردازید. در عوض اقدام به شناسایی کامل آن‌ها کرده، یک هدف برای خود تعیین کرده و به برنامه‌ریزی برای بهتر شدن در هرکدام از حوزه‌های ضعیف خود بپردازید. فقط فکر کنید! شاید فاصلۀ شما از حد اعلای موفقیت در یک حوزۀ ضعیف، فقط به‌دست آوردن یک مهارت حیاتی باشد. یکی از مهم‌ترین سؤالاتی که باید از خود پرسیده و به آن پاسخ دهید، این است که: «کدام مهارت است که در صورت به‌دست آوردن و اجرای عالی آن، بیشترین تأثیر مثبت را در آیندۀ شغلی من خواهد داشت؟»
از این به بعد سعی کنید با مطرح کردن این پرسش، برای پیشرفت در کار و زندگی‌تان استفاده کنید. برای یافتن پاسخ آن به درون خود نگاه کنید. احتمالا پاسخ آن را می‌دانید.
این سؤال را از رئیس خود بپرسید. از همکاران خود و از دوستان و خانوادۀ خود نیز بپرسید. پاسخ هرچه بود، آن را بیابید و سپس کار در جهت بالا بردن عملکرد خود در آن حوزۀ دارای ضعف را آغاز کنید.
خوشبختانه تمام مهارت‌های مربوط به کسب‌وکار، یاد گرفتنی هستند. اگر هرکس دیگری در یک فعالیت مهم و کلیدی، موفقیت زیادی از خود نشان داده است، مطمئن باشید که شما هم می‌توانید، درصورتی که بخواهید، در آن حوزه به موفقیت زیاد برسید. کافی است تمرکز کنید.
یکی از سریع‌ترین و بهترین راه‌های توقف عادت تنبلی و به تعویق انداختن و انجام سریع‌تر و بیشتر کارها این است که در زمینه فعالیت‌های مهم و کلیدی به موفقیت قطعی دست یابید. این کار می‌تواند به اندازۀ هرکار دیگری که در زندگی عادی و حرفه‌ای خود انجام می‌دهید، مهم باشد.
قورباغه را قورت بده! – تمرکز
حوزۀ فعالیت‌های مهم و کلیدی را در کار خود شناسایی کنید. نتایج کلیدی را که بایستی به‌دست آورید تا کارتان به نحو مطلوب به انجام برسد را یادداشت کنید. در هریک از این فعالیت‌ها به خود نمره‌ای بین یک تا ده بدهید. سپس مهارت کلیدی را که در صورت کسب آن، بیشترین کمک را در انجام کارتان به شما می‌کند، شناسایی کنید.
با رئیس خود در مورد این لیست صحبت و بحث کنید. پذیرای قضاوت‌ها و نظرات صادقانۀ دیگران در مورد آن لیست باشید. شما تنها در صورتی می‌توانید موفق‌تر شوید که با روی باز از نظرات سازندۀ دیگران استقبال کنید. نتایج خود را با همکاران و کارمندان خود به بحث بگذارید. حتی با همسر خود در این مورد صحبت کنید.
عادت کنید که این تحلیل را به‌طور منظم در دیگر مراحل زندگی کاری خود نیز به کار برید. هرگز پیشرفت خود را متوقف نکنید. تمرکز کنید. تصمیم بگیرید. همین تصمیم به تنهایی می‌تواند زندگی شما را تغییر دهد. تمرکز سودمند است.
