درس – هنگامی که درس لازم را آموختید!
بهره‌وری تیمی
برنامه‌ریزی قوی
به‌نظر بسیاری از مردم، کارکنان خط (صف) کسانی هستند که سر وقت برای انجام کارهایی که به آمادگی قبلی کمی نیاز دارند در محل کار خود حاضر می‌شوند. در مقابل، تصور عموم بر این است که کار مدیران، بازنگری و حک و اصلاح برنامه کارهایی است که باید انجام شوند. مدیران موفق همیشه در حال برنامه‌ریزی هستند. برنامه‌ریزی فرایندی ادراکی است که لازمۀ مدیر بودن است.
منظور از برنامه‌ریزی، تفکر قبل از انجام کار است. برنامه‌ریزی یعنی تعیین هدف‌های کوتاه‌مدت و بلندمدت سازمانی و تهیه‌ی برنامه‌ها و جدول‌های زمانی لازم برای تحقق آن‌ها. هدف‌های بلندمدت را اغلب (هدف‌غایی) و هدف‌های کوتاه‌مدت را (هدف) یا (نصاب) می‌گوییم. در واقع برای رسیدن به هدف‌غاییِ سازمان باید به‌طور متوالی به هدف‌هایی میان‌مدت و کوتاه‌مدت دست یابیم.
از میان عبارت‌های زیر، سه اقدامی را که به‌نظر شما از همه مهم‌تر هستند انتخاب کنید و آن‌ها را به ترتیب از یک تا سه بنویسید.
-
فهم‌پذیر کردن هدف‌های کوتاه‌مدت و بلندمدتِ ابلاغ شده از بالا که ناشی از برنامه‌ریزی انجام‌شده در آن سطح است.
-
گردآوری افکار و اندیشه‌های کارکنانی که به‌طور مستقیم درگیر هستند و نیز افکار و اندیشه‌های خودتان؛
-
صورت‌بندی و تعیین سیاست‌ها و روش‌های اجرایی لازم جهت تحقق هدف‌های کوتاه‌مدت و بلندمدت؛
-
بررسی شقوق مختلف و گزینش فعالیت‌ها و برنامه‌های عملیاتی خاصی که به نتایج موفقیت‌آمیز منجر می‌شوند؛
-
تعیین جدول‌های زمانی و رسیدن به نصاب‌ها ضمن رعایت اولویت‌ها؛
-
تعیین معیارهای عملکرد و نحوۀ ارزیابی نتایج فعالیت‌ها
-
شناسایی منابع لازم – کارکنان، زمان، نقدینگی، مصالح – برای انجام وظایف و تأمین آن‌ها.
با آن که مدیران باید برنامه‌ریزی خود را بر اجرای کلی عملیات حوزۀ مدیریتی خود متمرکز کنند، همچنین لازم است به ابداع، تعریف، برنامه‌ریزی، اجرا و ارزیابی پروژه‌های انفرادی (در چارچوب بزرگ‌تر) اقدام کنند تا به هدف‌های خود برسند. برای اینکه مدیری ممتاز باشید، باید بتوانید همزمان تعدادی از پروژه‌های مهم و حیاتی را در کمال موفقیت اداره کنید.
برنامه‌ریزی نوعی موضع‌گیری و رویکرد است!
خود مدیران به‌طور معمول می‌دانند آیا برنامه‌ریزان زبده‌ای هستند یا نه. در صورتی که فرایند برنامه‌ریزی، آنان را درگیر نحوۀ رسیدن به هدف‌های سازمانشان کند، امکان بسیار زیادی هست که بتوانند بر پایۀ اولویت‌های حیاتی و مهم سازمان خود برنامه‌ی موفقی را طراحی کنند. به هر حال، چنان‌چه برای مدیری درگیر شدن در این فرایند دشوار باشد، یا قادر به تجسم الزامات و پیامدهای برنامه‌ی خود نباشد، انجام دادن کاری برجسته، برای او دشوارتر می‌شود.
منظور از برنامه‌ریزی شایسته، درک الزامات اجرای موفقیت‌آمیز یک پروژه، از نظر کیفیت، زمان و هزینه‌های مربوط به آن است. گام‌های برنامه‌ریزی فهرست‌شده در زیر را بررسی و مشخص کنید. کدام‌یک از آن‌ها را می‌توانید بی‌تردید در حوزۀ مسئولیت خود اجرا کنید.
گام‌های برنامه‌ریزی
-
تعیین هدف غایی پروژه
-
انتخاب یک راهبرد اصلی برای رسیدن به هدف غایی
-
تجزیۀ پروژه به زیرواحدها یا گام‌های مختلف
-
تعیین معیارهای عملکردی هر زیرواحد
-
تخصیص مقدار وقت‌لازم برای انجام هر زیرواحد
-
تعیین توالی تکمیل زیرواحدها و گردآوری مجموعه‌ی این اطلاعات در قالب یک جدول زمانی برای کل پروژه
-
برآورد هزینه‌ی هر یک از زیرواحدها و جمع هزینه‌ها در قالب بودجۀ پروژه
-
طراحی سازمان اجرایی لازم، شامل تعداد و نوع مشاغل، وظایف و مسئولیت‌های هریک از آن‌ها
-
تعیین آموزش احتمالی موردنیاز برای اعضای تیم پروژه
-
تهیه و تدوین سیاست‌ها و روش‌های اجرایی لازم
موردکاوی شماره یک: تصمیم
ویکتور یکی از مدیران ممتاز رستوران است که در زمینۀ روابط خود با کارکنان و مشتریانش عملکردی عالی دارد. دیروز در یک جلسۀ سه ساعته، مدیر منطقه‌ای ویکتور (جین تراسی) اعلام کرد که طبق برنامه‌ی تعیین شده، رستوران او باید از آغاز ماه آینده دست به اصلاح جزیی الگوی عمل خود بزند. همۀ اصلاحات موردنظر بدون بسته‌شدن رستوران و تعطیل فعالیت‌های آن انجام خواهد شد. شکایت‌های مشتریان باید اخذ شود. در چند روز آینده ویکتور یک برنامه‌ی کار دریافت خواهد کرد که در آن اقدامات تفصیلی پروژه ذکر شده است. یک مدیر پروژۀ برون‌سازمانی جهت اجرای تمامی جنبه‌های کار تعیین خواهد شد. مسئولیت ویکتور این است که در خلال چهار هفتۀ اجرای پروژه، کل عملیات را به بهترین وجه ممکن اداره کند. به گفتۀ جین، عامل اصلی و کلیدی در موفقیت کار، روش مدیریت ویکتور بر کارکنان است.
به‌نظر ویکتور، او در ادارۀ جلسات گروهی مهارت چندانی ندارد. به همین‌دلیل، تصمیم گرفته تا پیشاپیش با هریک از کارکنان خود جلسات ارزیابی خصوصی تشکیل دهد و به این وسیله چالش اصلاح الگو را به آنان اعلام کند و مورد بحث و گفت‌و‌گو قرار دهد. به‌نظر ویکتور این کار او برنامه‌ریزی خلاقانه است زیرا می‌تواند با یک تیر به دو نشان بزند.
نظر شما دربارۀ برنامه‌ی ویکتور چیست؟
زمانی که شرایط و محیط کسب‌و‌کار رقابتی‌تر می‌شود، بهترین راه حفظ موقعیت مؤسسه‌ی شما و بهبود عملکرد آن، برنامه‌ریزی قوی و خلاقانه است.
شما در چه سطحی قرار دارید؟
اکنون وقت آن است که مهارت‌های خود را در امر برنامه‌ریزی قوی بر روی خط‌کش مشخصی که در همه‌ی چالش‌های دوازده‌گانه مورد استفاده قرار داده‌ایم، تعیین کنید. زمانی که این کار را می‌کنید به سه پرسش زیر پاسخ دهید:
-
در مقایسه با مدیران همتای خود، مهارت برنامه‌ریزی‌تان را چگونه ارزیابی می‌کنید؟
-
آیا گاهی دیگران از مهارت‌های برنامه‌ریزی شما تعریف و تمجید می‌کنند؟
-
آیا از تعیین هدف‌های کوتاه‌مدت و بلندمدت و سپس تهیۀ برنامه‌ای جهت تحقق آن‌ها لذت می‌برید؟
به دقت از دستورالعمل زیر پیروی کنید:
سطح عملکرد سال گذشته‌ی خود در حوزۀ برنامه‌ریزی را روی خط‌کشی که از یک تا ده درجه‌بندی شده است مشخص کنید. دور شمارۀ موردنظر دایره بکشید.
-
در صورتی که دور عدد یک، دو یا سه دایره کشیدید، منظورتان این است که برای بالفعل کردن قابلیت بالقوه‌ی خود به‌عنوان برنامه‌ریز ممتاز، باید به اقدام‌های اساسی و جدی دست بزنید.
-
در صورتی که دور عدد چهار، پنج یا شش دایره کشیدید، منظورتان این است که برای پرورش مهارت‌های برنامه‌ریزی خود باید پیشرفتی چشم‌گیر بکنید.
-
سرانجام، چنان‌چه دور اعداد هشت، نه یا ده را دایره بکشید، منظورتان این است که به پیشرفت مختصری نیاز دارید یا به پیشرفت نیاز ندارید. در واقع، با توجه به همۀ معیارها شما برنامه‌ریز ممتازی هستید.
