روابط عمومی – شرح وظایف و تشکیلات روابط عمومی

با بررسی تعاریف مربوط به روابط عمومی، میتوان گفت که مهمترین و.ظیفه روابط عمومی شناخت افکار عمومی و نفوذ
در آن برای جلب رضایت افکار عمومی از سازمان است که هم در درون سازمان و هم در بیرون از سازمان دنبال میشود. بی
تردید این وضیفه در قالب مجموعه ای از فعالیتهای ارتباطی صورت میگیرد که تحت عناوین نسبتا ثابتی شامل ارتباط با رسانه ها
و سازمان ها، ارتباط مردمی، پژوهش، آموزش، برنامه ریزی ، انتشارات ، امور فرهنگی و نمایشگاه‌ها، سنجش افکار و پشتیبانی از آنها یاد میشود.

بیشتر باید تاکید کرد که در تعیین ساختار مناسب برای هر روابط عمومی با توجه به کوچکی یا بزرگی سطح عملیات آن میتوان از
نمودار تشکیلاتی پیشنهادی استفاده کرد.

وظایف روابط عمومی

الف) ارتباطات

• سیاست گذاری، برنامه ریزی و کاربرد شیوه ها و برنامه های مناسب برای انعکاس اهداف، سیاستها، فعالیت ها، برنامه ها،
  کارکردها و مواضع سازمان به مخاطبان، رسانه ا و جامعه
• گردآوری، جمع بندی و تحلیل نظرها و دیدگاه های مردم، نخبگان و رسانه ها در زمینه فعالیت های سازمان و ارائه آن به مدیریت
• تلاش برای هر چه بیشتر روحیه تفاهم بین کارکنان و مدیران و همیت سازمانی و زمینه سازی برای برقراری ارتباطات بین آن ها
• عضویت و شرکت در جلسه های مهم سازمان به منظور آگاهی از سیاست ها، خط مشی ها، برنامه ها و روند فعالیت ها و نیز
  آگاهی از نتایج سایر نشست ها و گرد هم آیی ها و جلسه ها.
• تدوین تقویم جاع ارتباطات سازمانی در قالب ملاقات ها و بازدیدهای مسئولان با شخصیت های حقیقی و حقوقی، کارکنان و اقشار
  مختلف مردم با دهدف تداوم و گسترش اصولی و تلطیف روابط و تنظیم افکار عمومی.
• تدارک تمهیدات و اقدامات لازم برای راهنمایی ارباب رجوع و تسهیل دسترسی به مراکز و مسئولان سازمان.
• برنامه ریزی و اطلاع رسانی به مردم درباره عملکرد سازمان به انگیزه تنویر افکار عمومی.
• تدوین برنامه سالانه مصاحبه های مسئولان سازمان با مطبوعات متناسب با اولویتهای سازمانی و نیازهای افکار عمومی
• ایجاد ارتباط احسن با مطبوعات، رادیو، تلویزیون و خبرگذاری جمهوری اسلامی و بهره برداری بهینه از آنها برای اطلاع رسانی به مردم.

ب) ارتباطات فرهنگی

• مشارکت در برگزاری سمینارها و گردهمایی های تخصصی و عمومی درون سازمانی
• پوشش تبلیغی ساختمان ها و فضاهای عمومی سازمان در تنظیم ایام و مناسبتهای ویژه
• تدوین و اجرای طرح جامع تبلیغات برای فضا سازی فرهنگی – تبلیغی در ساختمان ها و محوطه ها
• مدیریت نمایشگاه ها در خارج و داخل سازمان با همکاری و مشارکت مراکز مربوط
• طراحی و تولید هدایای تبلیغاتی برای اهدا به مخاطبان
• تهیه و تدوین و اجرای نظامنامه و تقویم مراسم داخل سازمان
• راه اندازی و اداره موزه و اتاق افتخارات سازمان
• ترتیب دادن برنامه های بازدیدکارکنان از طرح های ساخص سازمان
• تولید و سفارش ساخت آگهی های تلویزیونی و فیلم های مورد نیاز برای تبلیغ عملکرد و مستند سازی سازمان
• همکار یبا فرهنگسراها به منظور توسعه فرهنگ سازمان با برگزاری جشنواره عکس، نقاشی و مقاله نویسی بین دانش اموزان
  درباره سازمان

ج) انتشارات

• تدوین کتب و جزوه ها و تهیه مواد انتشاراتی به منظور معرفی سازمان
• گردآوری و نشر اطلاعات و اخبار و گزارشهای مربوط به سیاستها، فعالیت ها و طرح ها و برنامه ها با شیوه ها و قالبهای
  موثر و مناسب
• طراحی، تنظیم و تدوین نظامنامه اشتراک، تامین و توزیع نشریات و مطبوعات برون سازمانی و نظارت بر حسن اجرای آن
• تودوین و انتشار خلاصه عملکرد سالامنه سازمان برای ارائه به افکار عمومی
• گردآوری و تولید مجموعه های موردی و ادواری به صورت موضوعی در قلمرذوهای مورد نیاز مدیران و کارکنان سازمان با
  استفاده از منابع مختلف از جمله مطبوعات کشورو هماری با سایر حوزه ها در انتشار این گونه موارد
• انتشار نشریه داخلی و برون سازمانی سازمان
• نظارت بر نحوه انتشار نشریات در سازمان

د) سنجش افکار

• تحلیل گزارش های تحللی ادواری از افکار عمومی داخل و خارج از سازمان برای ارائه به مدیریت
• نقد و بررسی و تحلیل بازتاب فعالیت های سازمان در نظر اقشار مردم بویژه نخبگان، رسانه ها و دستگاه ها  از یک سو
  و مدیران و کارکنان از سوی دیگر و ارائه گزارش آن به مدیریت
• سنجش افکار عمومی درون سازمانی به منظور بازیابی مسائل و ارائه راهکارهای مناسب به مدیریت
• طراحی و اجرای نظام گردآوری پیشنهادهای کارکنان به منظور ترغیب کارکنان به مشارکت هر چه موثرتر در بهبود جریان
  امور سازمان
• تحلیل محتوای مطبوعات به صورتا ماهانه ، فصلی و سالانه و ارائه نتایج آن به مدیریت
• تحلیل مخاطب، تحلیل اثر، تحلیل رسانه و تحیللی میزان توفیق برنامه های روابط عمومی

و) آموزش، پژوهش و برنامه ریزی در وظایف روابط عمومی

• تهیه گزارش های عملکرد دوره ای از فعالیت های روابط عمومی
• نوآوری، خلاقیت و طراحی فعالیت های جدید در قلمرو وظایف عمومی
• نظارت و ارزیابی فعالیت ها و اعمال نتایج حاصل در برنامه ها و فعالیت های آتی
• تهیه و تدوین برنامه و بودجه سالانه
• طراحی و برنامه ریزی برای ارتقای کلیه اموری که به رشد کمی و کیفی ارتباط و همدلی بین سازمان و مردم و دستگاه ها
  و مدیران و کارکنان با یکدیگر بیانجامد.
• شرکت دادن کارکنان در دوره های آموزشی متناسب با فعالیت های آنان
• برنامه ریزی و اجرای دوره های آموزشی کوتاه مدت و مقطع دار روابط عمومی
• برگزاری همایش آموزشی برای آشنایی کارکنان روابط عمومی با جدیدترین دستاوردهای علوم ارتباطات و روابط عمومی
• سیاست گذاری] هدایت و نظارت بر عملکرد واحدهای تابعه روابط عمومی

منبع: راهبردهای عملی روابط عمومی

مرزهای روابط عمومی و تبلیغات را هم بخوانید.