روابط عمومی – شرح وظایف و تشکیلات روابط عمومی
فالوئر – پرورش جامعه فالوئرها و اهرم سازی گروه‌های نعامل
روابط عمومی – زیرساخت های روابط عمومی
روابط عمومی برای اجرای وظایف خود، به زیر ساخت های زیر نیازمند است:
1- مدیریت روابط عمومی
2- بخش برنامه ریزی و اعتبار بخضی روابط عمومی
3- بخش هماهنگی مراکز تابعه
4- بخش ارزتباطات فرهنگی
5- بخش ارتباط با رسانه
6- بخش ارتباط با همگان و سازمان ها
6- بخش ارتباط با همگان ها و سازمان ها
7- بخش مطالعات افکار عمومی
توزیع وظایف در زیرساخت های روابط عمومی
1- مدیریت روابط عمومی
مدیر کل روابط عمومی سازمان زیر نظر مستقیم سازمان و یا حکم وی منصوب میشود. وظایف، مسئولیتها و اختیازات
این اداره کل افزون بر وظایف، مسئولیتها و اختیارات عمومی مدیران، به شرح زیر است:
- مسئول امور برنامه ریزی، هماهنگی، هدایت و نظام مند کردن شیوه های بهره گیری از امکانات و منابع به
منظور نیل به اهداف و تحقق بخشیدن به ماموریت های محوله و وظایف مصوب و نظارت بر جریان امور و
پاسخگویی نهایی کلیه فعالیتها، برنامه ها وطرح های روابط عمومی - گزینش و انتصاب مدیران، مسئولان واحدها و بخش ها و ساختار حسب تشکیلات مصوب.
- بررسی و تایید صلاحیت های عمومی مدیران و مسئولان روابط عمومی در مراکزتابعه به عنوان پیش نیاز
صدور احکام انتصاب آنان از سوی مسئولان مربوط - تدوین و ابلاغ دستورالعمل ها و نظامنامه های اجرایی به مدیران و کارکنان روابط عمومی و نظارت بر حسن اجرای آنان
- تلاش به منظور ایجاد و ارتقای مناسبات و ارتباطات سازمان با سازمان ها و نهادها در محدوده ماموریت و وظایف محوله
- انتخاب مشاورن از میان فرهیختگان، صاحبنظران، کارشناسان و متخصصان از داخل و خارج سازمان به انگیزه
تقویت ارتباطات و غنی سازی شیوه های اجرایی و ارتقای سطح نوآوری ها و خلاقیت ها و اعتلای جایگاه سازمان در افکار عمومی - دریافت دستورها و رهنمودهای مدیریت سازمان و اجرای دقیق آنها و تهیه و ارائه گزارش از نحوه اجرای آنها به مدیریت
- تهیه و تنظیم و ارائه گزارش های ادواری منظم از جریان پیشرفت امور و عملکرد روابط عمومی به مدیریت
- تهیه و تدوین برنامه و بودجه سالانه روابط عمومی با تعیین اولویتها و رئوس برنامه و اقدام ها.
- ایفای نقش شخنگویی و نمایندگی سازمان بله منظور برقراری لرتیاط با رسانه های ارتباط جمعی و ارائه اطلاعات
به آنها و شرکت در مجامع، ستادها و جلسه ها
2- بخش برنامه ریزی و اعتبار بخشی روابط عمومی
- طراحی و برنامه ریزی برای ارتقای کمی وکیفی فعالیتها و بهبود امور روابط عمومی
- نقد و ارزیابی فعالیت های بخش مختلف روابط عمومی
- تهیه گزارش عملکرد ادواری از عملکرد روابط عمومی سازمان
- برنامه ریزی برای ارتقای سطح بینش مدیران در زمینه امور روابط عمومی و افزایش توان و مهارت های تخصصی
و علمی کارکنان روابط عمومی و طراحی برگزاری سمینارها و دوره های آموزشی در این راستا - ارائه طرح ها و ایده های نو برای برای توسعه فعالیت های روابط عمومی و تدوین دستور العمل های لازم برای نظام مندی امور
- ارائه خدمات کارشناسی مورد نیاز برا یانجام بهینه وظایف روابط عمومی
- ارائه خدمات مشاوره در تدوین سیاست ها، اقدامات و برنامه های روابط عمومی
- بررسی و نقادی سیاستها، اقدام ها و برنامه های سازمان از زاویه روابط عمومی و طرح نظریه های اصلاحی برای ارائه به مدیریت
3- بخش هماهنگی مراکز تابعه
تهیه و تنظیم نظام نامه های کلی روابط عمومی برای ایجاد هماهنگی بین واحدهای روابط عمومی مراکز تابعه
- بررسی ایجاد یا حذف پست ها و واحدهای روابط عمومی
- برگزاری جلسه ها و سمینارهای سراسری و منطقه ای و ارتباط مستمر با واحدهای روابط عمومی مراکز تابعه
- پشتیبانی واحدهای روابط عمومی مراکز تابعه در زمینه مواد انتشاراتی و تبلیغاتی، انجام امور فرهنگی، تبلیغی و
برنامه ای با مشارکت سایر واحدهای روابط عمومی - شناسایی و معرفی شیوه های بهینه سازی فعالیتهای روالط عمومی در سازمان با کسب نظر از دفاتر روابط عمومی مرکزی
تابعه و ایجا زمینه های همفکری و مشارکت آنان برای بهبود امور روابط عمومی - ارسال مواد انتشاراتی، کارتها، جزوات و خبر نامه ها به روابط عمومی مراکز تابعه
- نظارت بر کار روابط عمومی های مراکز تابعه از طریق دریافت گزارش عملکرد
4- بخش ارتباطات فرهنگی
- سیاست گذاری، برنامه ریزی، هدایت و نظارت بر فعالیت های انتشاراتی روابط عمومی ها و مراکز تابعه
- انتشار بروشور های فشرده عملکرد سازمان در اندازه های مناسب برای عرضه در نمایشگاه ها و سمینارها و ارسال به
مطبوعات ، هنرمندان، مسئولان، نخبگان جامعه، نمایندگان مجلس شورای اسلامی و سایر اندیشمندان جامعه - انتشار مجموعه “پیشنهادهای کارکنان”
- انتشار کتاب، جزوه، کاتالوگ، پوستر و سیلک در موارد نیاز
- تهیه بریده اخبار مطبوعات درباره سازمان و توزیع بین مدیران ارشد سازمان
- تهیه و تنظیم ، انتشار و توزیع نشریه داخلی و برون سازمانی
- تهیه تنظیم مقاله ها، اخبار و گزارشهای مورد نیاز نشریت نوبتی
- برگزاری مصاحبه با مسئولان سازمان برای درج در نشریات نوبتی
- نظارت بر توزیع نشریات در داخل
- سازماندهی و اداره دفتر نویسمدگان سازمان
- راه اندازی و اداره نمایشگاه دائمی عملکرد سازمان
- برگزاری مراسم تقدیر از بازنشستگان سازمان به صورت فصلی با همکاری واحدهای مربوط
- تدوین نظام جامع امور فرهنگی و نمایشگاهی سازمان
- برگزاری جشنواره ها و نمایشگاه های عکس برای آشنایی مردم با دستاورد های سازمان
- مستند سازی تصویری عملکرد سازمان
- تشکیل دبیرخانه دائمی نمایشگاه های داخلی و خارجی با شرکت های بخشهای ذی ربط.
- تشکیل دبیرخانه دایمی مناسبت ها و مراسم با شرکت بخشهای ذی ربط.
5- بخش ارتباط با رسانه ها
- برگزاری جلسه های هماهنگی با خبرنگاران، دبیران و مدیران مطبوعات به منظور ایجاد ارتباط صمیمانه و تنگاتنگ با آن ها
- انعکاس عملکرد سازمان در بخشهای مختلف به رسانه ها و جامعه
- تهیه مفاله های تحلیل از عملکرد سازمان در بخش های مختلف به رسانه ها و جانعه
- تهیه مقاله های تحلیلی از عملکرد و برنامه های سازمان و ارسال به مطبوعات
- برگزاری مصاحبه مسئولان و مدیران سازمان با مطبوعات
- پوشش خبری مراسم ملاقات مسئولان سازمان با مقامات داخلی و خارجی
- بررسی مطبوعات و پاسخگویی به انتقادها و ابهامات مندرج در مطبوعات در زمینه فعالیت های سازمان
- برگزاری میزگردهای تلویزیونی و مطبوعاتی
- برگزاری سفرهای مطبوعاتی بر اساس تقویم سالانه
6- بخش ارتباط با همگان ها و سازمان ها
- تهیه، تنظیم و اجرای تقویم سالانمه ملافات اقشار مختلف مردم با مسئولان
- پی ریزی و ایجاد ارتباط حسنه با کارکنان سازمان با استفاده از فنون ارتباطی و ارائه بعضی از خدمات فرهنگی – تبلیغی به آنان
- دریافت تلفنی نظرات مردم
- راه اندازی و اجرای نظام پیشنهادی کارکنان
- و…
زیرساخت های روابط عمومی
منبع: راهکارهای عملی روابط عمومی
