روابط عمومی داخلی

وظایف روابط‌عمومی داخلی

مطالعه آثار و مقالات مربوط به روابط‌عمومی، به ویژه در مورد وظایف آن، نشان می‌دهد که در آنها،
بیشترین تاکید بر روی وظایف برون سازمانی روابط عمومی شده‌است، گویی که اصولا هدف از ایجاد
چنین واحدی، ساماندهی ارتباطات برون سازمانی بوده است!  درحالی
که دقت در اهداف روابط‌عمومی، به خوبی روشن می‌سازد که توفیق این واحد حتی در وظایف برون سازمانی،
موکول به موفقیت نه در
بعد درون سازمانی است؛ چرا که اگر روابط عمومی با توفیق کامل وظایف برون سازمانی خود را انجام دهد،
درحالی که در داخل سازمان،
وظایف مربوط به آن معطل مانده باشد، موفقیت‌های بیرونی زیر سوال می‌رود و چه بسا افرادی که در بیرون
از سازمان به نظر مثبتی درباره
سازمان رسیده‌اند، در تعامل با اعضای سازمان، به خلاف عقیده‌ی خود برسند که بی‌تردید این یکی، تاثیر
پایداری را برجای خواهد گذاشت.

علاوه بر آن، اگر ارتباطات درون سازمانی،نابسامان و رها شده باشد، چه بسا موجب نارضایتی کارکنان شده و آنان را از مسیر همکاری
لازم و مطلوب برای توفیق سازمان دور سازد. همچنین، اگر ارتباطات برون سازمانی نیاز به شناخت، هدایت و سازماندهی دارد، به همین
دلیل ارتباطات درون سازمانی نیز از این اقدام بی‌نیاز نیست.

اهمیت روابط عمومی داخلی

بنابراین، اهمیت «روابط داخلی» یا آن بخش از وظایف روابط عمومی که به درون سازمان مربوط می‌شود، کمتر از وظایف برون سازمانی
روابط‌عمومی نبوده و چه بسا در بعضی از مقاطع، با اهمیت‌تر هم باشد. متاسفانه در کشور ما، تاکنون به دلیل حاکمیت دیدگاه معطوف
به وظایف برون سازمانی روابط‌عمومی، به «روابط عمومی داخلی» توجه شایسته و بایسته‌ای نشده است و در  این مورد ضعف عمده‌ای مشاهده می‌شود.

لذا در اینجا، سعی می‌شود وظایف روابط‌عمومی داخلی، به صورت کاربردی تشریح شود و چند وظیفه مهم در این باره مورد بحث قرارگیرد.

انتشار نشریه داخلی

یکی از وظایف مهم روابط‌عمومی در داخل سازمان انتشار نشریه داخلی است؛ چرا که با این اقدام، می‌توان بسیاری از اهداف روابط
عمومی را در داخل سازمان تامین کرد.

اطلاع‌رسانی در مورد عملکرد سازمان، معرفی سازمان به کارکنان، پاسخ به پرسش‌های کارکنان، معرفی کارکنان نمونه و خلاق، تقویت
انسجام و ارتباطات درون سازمانی، ارتقای آگاهی‌های کارکنان و حتی آموزش کارکنان، از طریق نشریه داخلی ممکن است. بنابراین،
راه‌اندازی نشریه داخلی به صورت روزانه، هفتگی، دو هفته‌نامه یا دست‌کم به صورت ماهنامه برای روابط‌عمومی، یک ضرورت محسوب می‌شود.
با این وصف، بایستی توجه داشت که نشریه برای کارکنان منتشر می‌شود، نه مدیریت؛ پس عناوین و مطالب آن بایستی براساس
نیازهای اطلاعاتی کارکنان تهیه شود.

«بولتن برد» یا «لوحه اخبار»

منظور از «بولتن برد» یا «لوحه اخبار»، تابلو یا تخته‌ای است که معمولا از طرف روابط‌عمومی در نقاط پر رفت‌وآمد سازمان که دارای
دید مناسب نیز ‌باشد، نصب می‌شود و در روی آن، مطالب مورد نظر برای مطالعه کارکنان قرارداده می‌شود.

«بولتن تخته‌ای» معمولاً شامل بخش‌های مختلف یک نشریه به صورت کوتاه است که بیشتر با روزنامه دیواری مشابهت دارد. این
نوع بولتن می‌توان مصور باشد، با این حالف به خاطر محدودیت فضا، بایستی در حد ضرورت از آن استفاده شود. «بولتن برد» اگر در
داخل قفسه شیشه‌ای باشد، از حفاظ بهتری برخوردار خواهد شد. برای بولتن برد بایستی افراد معینی را گمارد تا مطلب آن را تهیه کنند،
ضمن اینکه مشارکت دادن کارکنان در تهیه مطالب می‌تواند برگیرایی آن بیفزاید.

سازماندهی دریافت پیشنهادها

دسترسی به پیشنهادهای کارکنان _ که در واقع انبوهی از ایده‌ها و نظرات به صورت رایگان است _ می‌تواند سازمان را از پشتوانه
فکری قوی و انبوه بهره‌مند سازد. آثار چنین اقدامی، تقویت حس مشارکت و احترام به خود در کارکنان هم می‌باشد. در این مورد،
باید از تمامی پیشنهادهای کارکنان استقبال کرد، به پیشنهادهای غیرقابل، به طور مکتوب، (جهت تقدیر و تشکر) پاسخ منطقی داد
و به پیشنهادهای قابل قبول بر اساس درجه اهمیت پاداش قائل شد.

سازماندهی

برای سازماندهی دریافت پیشنهادهای کارکنان، راه‌اندازی کمیته مرکزی و اجرایی ویژه این کار برای دریافت  منظم و مستمر پیشنهادها،
ارزیابی پیشنهادها در گروه‌های کارشناسی راه‌اندازی شده برای این منظور، پیگیری اجرای پیشنهادهای مورد قبول و تقدیر از پیشنهاددهندگان
ضروری است. ضمن اینکه، روابط‌عمومی می‌تواند درپایان سال «کتاب پیشنهادهای کارکنان» را منتشر ساخته و با برگزاری مراسمی به برخی
از پیشنهادهای مهم و موثر با حضور خانواده پیشنهاددهندگان، هدایای بخصوصی تقدیم کند. این روش، یکی از شیوه‌های مهم در «مدیریت مشارکتی»
محسوب می‌شود و گویای اهمیت و کارکرد شایان توجه روابط‌عمومی در بحث مشارکت می‌باشد. بدیهی است هم‌اکنون، روش‌های
جمع‌آوری پیشنهادها در اکثر روابط‌عمومی‌ها، کارآیی لازم را ندارد؛ چراکه پراکندگی مراکز دریافت پیشنهادها، عدم پیگیری برای پیشنهادهای مهم،
عدم قدردانی لازم از پیشنهاددهندگان و گهگاه وجود صندوق‌های متعدد
برای دریافت آنها بدون ایجاد تسهیلات و وجود برگ‌های مشخص، میل به
ارائه پیشنهاد را در کارکنان از بین می‌برد. باید به این نکته توجه کرد که
تصمیمات چنین مرکزی باید با امضای بالاترین مقام سازمان جنبه اجرایی پیدا کند.

ایم مقاله را هم بخوانید…فعالیت‌های روابط عمومی