روابط عمومی – زیرساخت های روابط عمومی

روابط عمومی برای اجرای وظایف خود، به زیر ساخت های زیر نیازمند است:

1- مدیریت روابط عمومی

2- بخش برنامه ریزی و اعتبار بخضی روابط عمومی

3- بخش هماهنگی مراکز تابعه

4- بخش ارزتباطات فرهنگی

5- بخش ارتباط با رسانه

6- بخش ارتباط با همگان و سازمان ها

6- بخش ارتباط با همگان ها و سازمان ها

7- بخش مطالعات افکار عمومی

توزیع وظایف در زیرساخت های روابط عمومی

1- مدیریت روابط عمومی

مدیر کل روابط عمومی سازمان زیر نظر مستقیم سازمان و یا حکم وی منصوب میشود. وظایف، مسئولیتها و اختیازات
این اداره کل افزون بر وظایف، مسئولیتها و اختیارات عمومی مدیران، به شرح زیر است:

• مسئول امور برنامه ریزی، هماهنگی، هدایت و نظام مند کردن شیوه های بهره گیری از امکانات و منابع به
  منظور نیل به اهداف و تحقق بخشیدن به ماموریت های محوله و وظایف مصوب و نظارت بر جریان امور و
  پاسخگویی نهایی کلیه فعالیتها، برنامه ها  وطرح های روابط عمومی
• گزینش و انتصاب مدیران، مسئولان واحدها و بخش ها  و ساختار حسب تشکیلات مصوب.
• بررسی و تایید صلاحیت های عمومی مدیران و مسئولان روابط عمومی در مراکزتابعه به عنوان پیش نیاز
  صدور احکام انتصاب آنان از سوی مسئولان مربوط
• تدوین و ابلاغ دستورالعمل ها و نظامنامه های اجرایی به مدیران و کارکنان روابط عمومی و نظارت بر حسن اجرای آنان
• تلاش به منظور ایجاد و ارتقای مناسبات و ارتباطات سازمان با سازمان ها و نهادها در محدوده ماموریت و وظایف محوله
• انتخاب مشاورن از میان فرهیختگان، صاحبنظران، کارشناسان و متخصصان از داخل و خارج سازمان به انگیزه
  تقویت ارتباطات و غنی سازی شیوه های اجرایی و ارتقای سطح نوآوری ها و خلاقیت ها و اعتلای جایگاه سازمان در افکار عمومی
• دریافت دستورها و رهنمودهای مدیریت سازمان و اجرای دقیق آنها و تهیه و ارائه گزارش از نحوه اجرای آنها به مدیریت
• تهیه و تنظیم و ارائه گزارش های ادواری منظم از جریان پیشرفت امور و عملکرد روابط عمومی به مدیریت
• تهیه و تدوین برنامه و بودجه سالانه روابط عمومی با تعیین اولویتها و رئوس برنامه و اقدام ها.
• ایفای نقش شخنگویی و نمایندگی سازمان بله منظور برقراری لرتیاط با رسانه های ارتباط جمعی و ارائه اطلاعات
  به آنها و شرکت در مجامع، ستادها و جلسه ها

2- بخش برنامه ریزی و اعتبار بخشی روابط عمومی

• طراحی و برنامه ریزی برای ارتقای کمی وکیفی فعالیتها و بهبود امور روابط عمومی
• نقد و ارزیابی فعالیت های بخش مختلف روابط عمومی
• تهیه گزارش عملکرد ادواری از عملکرد روابط عمومی سازمان
• برنامه ریزی برای ارتقای سطح بینش مدیران در زمینه امور روابط عمومی و افزایش توان و مهارت های تخصصی
  و علمی کارکنان روابط عمومی و طراحی برگزاری سمینارها و دوره های آموزشی در این راستا
• ارائه طرح ها و ایده های نو برای برای توسعه فعالیت های روابط عمومی و تدوین دستور العمل های لازم برای نظام مندی امور
• ارائه خدمات کارشناسی مورد نیاز برا یانجام بهینه وظایف روابط عمومی
• ارائه خدمات مشاوره در تدوین سیاست ها، اقدامات و برنامه های روابط عمومی
• بررسی و نقادی سیاستها، اقدام ها و برنامه های سازمان از زاویه روابط عمومی و طرح نظریه های اصلاحی برای ارائه به مدیریت

3- بخش هماهنگی مراکز تابعه

تهیه و تنظیم نظام نامه های کلی روابط عمومی برای ایجاد هماهنگی بین واحدهای روابط عمومی مراکز تابعه

• بررسی ایجاد یا حذف پست ها و واحدهای روابط عمومی
• برگزاری جلسه ها و سمینارهای سراسری و منطقه ای و ارتباط مستمر با واحدهای روابط عمومی مراکز تابعه
• پشتیبانی واحدهای روابط عمومی مراکز تابعه در زمینه مواد انتشاراتی و تبلیغاتی، انجام امور فرهنگی، تبلیغی و
  برنامه ای با مشارکت سایر واحدهای روابط عمومی
• شناسایی و معرفی شیوه های بهینه سازی فعالیتهای روالط عمومی در سازمان با کسب نظر از دفاتر روابط عمومی مرکزی
  تابعه و ایجا زمینه های همفکری و مشارکت آنان برای بهبود امور روابط عمومی
• ارسال مواد انتشاراتی، کارتها، جزوات و خبر نامه ها به روابط عمومی مراکز تابعه
• نظارت بر کار روابط عمومی های مراکز تابعه از طریق دریافت گزارش عملکرد

4- بخش ارتباطات فرهنگی

• سیاست گذاری، برنامه ریزی، هدایت و نظارت بر فعالیت های انتشاراتی روابط عمومی ها و مراکز تابعه
• انتشار بروشور های فشرده عملکرد سازمان در اندازه های مناسب برای عرضه در نمایشگاه ها و سمینارها و ارسال به
  مطبوعات ، هنرمندان، مسئولان، نخبگان جامعه، نمایندگان مجلس شورای اسلامی و سایر اندیشمندان جامعه
• انتشار مجموعه “پیشنهادهای کارکنان”
• انتشار کتاب، جزوه، کاتالوگ، پوستر و سیلک در موارد نیاز
• تهیه بریده اخبار مطبوعات درباره سازمان و توزیع بین مدیران ارشد سازمان
• تهیه و تنظیم ، انتشار و توزیع نشریه داخلی و برون سازمانی
• تهیه  تنظیم مقاله ها، اخبار و گزارشهای مورد نیاز نشریت نوبتی
• برگزاری مصاحبه با مسئولان سازمان برای درج در نشریات نوبتی
• نظارت بر توزیع نشریات در داخل
• سازماندهی و اداره دفتر نویسمدگان سازمان
• راه اندازی و اداره نمایشگاه دائمی عملکرد سازمان
• برگزاری مراسم تقدیر از بازنشستگان سازمان به صورت فصلی با همکاری واحدهای مربوط
• تدوین نظام جامع امور فرهنگی و نمایشگاهی سازمان
• برگزاری جشنواره ها و نمایشگاه های عکس برای آشنایی مردم با دستاورد های سازمان
• مستند سازی تصویری عملکرد سازمان
• تشکیل دبیرخانه دائمی نمایشگاه های داخلی و خارجی با شرکت های بخشهای ذی ربط.
• تشکیل دبیرخانه دایمی مناسبت ها و مراسم با شرکت بخشهای ذی ربط.

5- بخش ارتباط با رسانه ها

• برگزاری جلسه های هماهنگی با خبرنگاران، دبیران و مدیران مطبوعات به منظور ایجاد ارتباط صمیمانه و تنگاتنگ با آن ها
• انعکاس عملکرد سازمان در بخشهای مختلف به رسانه ها و جامعه
• تهیه مفاله های تحلیل از عملکرد سازمان در بخش های مختلف به رسانه ها و جانعه
• تهیه مقاله های تحلیلی از عملکرد و برنامه های سازمان و ارسال به مطبوعات
• برگزاری مصاحبه مسئولان و مدیران سازمان با مطبوعات
• پوشش خبری مراسم ملاقات مسئولان سازمان با مقامات داخلی و خارجی
• بررسی مطبوعات و پاسخگویی به انتقادها و ابهامات مندرج در مطبوعات در زمینه فعالیت های سازمان
• برگزاری میزگردهای تلویزیونی و مطبوعاتی
• برگزاری سفرهای مطبوعاتی بر اساس تقویم سالانه

6- بخش ارتباط با همگان ها و سازمان ها

• تهیه، تنظیم  و اجرای تقویم سالانمه ملافات اقشار مختلف مردم با مسئولان
• پی ریزی و ایجاد ارتباط حسنه با کارکنان سازمان با استفاده از فنون ارتباطی و ارائه بعضی از خدمات فرهنگی – تبلیغی به آنان
• دریافت تلفنی نظرات مردم
• راه اندازی و اجرای نظام پیشنهادی کارکنان
• و…

زیرساخت های روابط عمومی

منبع: راهکارهای عملی روابط عمومی

 وظایف روابط عمومی چیست؟